Panduan evaluasi untuk perusahaan yang sudah menggunakan Odoo tetapi masih menghadapi
proses manual, double input, spreadsheet eksternal, approval di luar sistem, atau workflow yang
belum optimal.
Menggunakan Odoo tidak otomatis membuat seluruh proses bisnis menjadi efisien. Dalam praktiknya, perusahaan bisa saja sudah menggunakan Odoo untuk Sales, Purchase, Inventory, Accounting, Manufacturing, atau modul lainnya, tetapi aktivitas operasional sehari-hari masih bergantung pada Excel, chat, email, input manual, dan proses approval di luar sistem.
Kondisi tersebut tidak selalu berarti Odoo tidak cocok untuk perusahaan. Masalahnya bisa berasal dari konfigurasi yang belum optimal, workflow yang belum sesuai dengan proses bisnis aktual, modul yang belum terintegrasi, atau kebutuhan perusahaan yang memang memerlukan automation maupun custom development.
Mengapa Odoo Sudah Digunakan tetapi Proses Bisnis Masih Tidak Efisien?
Odoo menyediakan berbagai modul yang saling terintegrasi untuk mendukung aktivitas perusahaan. Namun, implementasi ERP bukan hanya tentang mengaktifkan modul. Struktur approval, pembagian tanggung jawab, alur dokumen, sistem eksternal, hingga kebutuhan reporting dapat memengaruhi bagaimana Odoo seharusnya dikonfigurasi.
Odoo dapat dikatakan belum digunakan secara optimal ketika proses utama perusahaan masih membutuhkan pekerjaan manual di luar sistem meskipun data dan transaksi sudah dikelola melalui Odoo. Tandanya dapat terlihat dari double input, ketergantungan pada spreadsheet, approval melalui chat atau email, reporting manual, aktivitas repetitif, data antar divisi yang belum terhubung, hingga workflow yang terasa terlalu panjang bagi pengguna.
Kondisi tersebut tidak selalu berarti perusahaan membutuhkan custom development. Langkah pertama adalah mengevaluasi apakah masalah dapat diselesaikan melalui configuration, workflow improvement, automation, integration, atau memang membutuhkan custom Odoo.
Akibatnya, implementasi yang secara teknis sudah berjalan belum tentu memberikan workflow yang paling efisien bagi pengguna. Beberapa masalah bahkan baru terlihat setelah sistem digunakan dalam aktivitas sehari-hari.
1. Data yang Sama Masih Diinput Lebih dari Sekali
Salah satu tanda paling mudah dikenali adalah double input. Misalnya, tim Sales sudah memasukkan data pelanggan dan quotation ke Odoo, tetapi informasi yang sama kemudian harus dimasukkan kembali ke spreadsheet untuk kebutuhan monitoring.
Jika kondisi seperti ini sering terjadi, perusahaan perlu mengevaluasi apakah data sebenarnya sudah tersedia di Odoo tetapi belum dimanfaatkan dengan baik.
Proses yang perlu dievaluasi:
Alur yang lebih ideal:
Semakin banyak input berulang, semakin besar pula risiko perbedaan data dan human error.
2. Excel Masih Menjadi Sistem Operasional Kedua
Menggunakan Excel bersama Odoo bukan berarti implementasi ERP bermasalah. Spreadsheet tetap berguna untuk berbagai kebutuhan analisis. Yang perlu diperhatikan adalah fungsi Excel tersebut.
Jika spreadsheet digunakan sebagai tempat utama untuk mencatat status transaksi, monitoring
pekerjaan, approval, inventory, atau data operasional yang sebenarnya seharusnya tersedia di ERP, perusahaan secara tidak langsung menjalankan dua sistem.
3. Approval Masih Berjalan Melalui Chat atau Email
Purchase Request dapat dibuat di sistem, tetapi user masih harus mengirim pesan kepada approver dan menunggu persetujuan melalui chat atau email sebelum kembali ke Odoo. Secara teknis transaksi memang tercatat di Odoo, tetapi proses approval sebenarnya masih berjalan di luar sistem.
Kondisi ini dapat membuat status approval sulit dipantau, riwayat keputusan tersebar, reminder bergantung pada user, dan proses audit menjadi lebih kompleks. Workflow dapat dievaluasi agar alur berjalan lebih terstruktur melalui sistem.
4. Laporan Harus Dibuat Manual Setiap Minggu atau Bulan
Perhatikan aktivitas reporting yang dilakukan secara rutin. Jika pembuatan laporan masih membutuhkan banyak pengolahan manual meskipun datanya sudah tersedia di Odoo, hal ini dapat menjadi tanda bahwa proses reporting belum berjalan secara optimal.
Odoo memiliki kemampuan reporting dan dashboard. Untuk kebutuhan tertentu, laporan juga dapat dikembangkan sesuai indikator perusahaan. Tujuannya bukan menghilangkan Excel sepenuhnya, tetapi mengurangi pekerjaan manual yang tidak memberikan nilai tambah.
Alur yang lebih efisien dapat diarahkan menjadi:
5. Banyak Aktivitas Repetitif Masih Dilakukan Manual
Pekerjaan repetitif merupakan area penting dalam evaluasi efisiensi Odoo. Contohnya adalah mengirim reminder manual, membuat aktivitas yang sama pada setiap transaksi, memperbarui status berdasarkan kondisi tertentu, mengirim notifikasi kepada PIC, membuat dokumen lanjutan, atau mengisi field berdasarkan informasi yang sebenarnya sudah tersedia.
Tidak semua aktivitas tersebut membutuhkan custom module. Sebagian kebutuhan dapat diselesaikan menggunakan configuration atau automation. Pertanyaan yang lebih tepat bukan langsung “fitur apa yang harus dibuat?”, melainkan “mengapa user masih harus melakukan langkah ini secara manual?”
6. Data Antar Divisi Belum Terhubung dengan Baik
Salah satu manfaat utama ERP adalah membuat informasi dari berbagai proses bisnis saling terhubung, misalnya
Namun, perusahaan terkadang masih memiliki kondisi Sales bekerja di Odoo, Warehouse menggunakan Excel, Finance menggunakan kombinasi Odoo dan spreadsheet, sementara Management menerima laporan manual. Akibatnya, setiap divisi dapat memiliki versi informasi yang berbeda.
Jika kondisi ini terjadi, evaluasi sebaiknya dilakukan terhadap end-to-end business process, bukan hanya modul individual.
7. User Merasa Workflow Odoo Terlalu Panjang
Keluhan seperti “kenapa untuk proses ini harus klik banyak sekali?” atau “kami kerjakan di Excel dulu karena lebih cepat” perlu diperhatikan. Masalahnya belum tentu berasal dari Odoo; workflow yang digunakan bisa saja belum sesuai dengan proses operasional perusahaan.
Misalnya, terdapat field yang sebenarnya tidak diperlukan, approval level terlalu banyak, informasi penting tersebar pada beberapa halaman, atau user harus berpindah modul untuk menyelesaikan satu aktivitas. Di sinilah evaluasi user journey menjadi penting. Workflow seharusnya tidak hanya benar secara sistem, tetapi juga mendukung pekerjaan user secara efektif.
Ringkasan 7 Tanda Odoo Belum Digunakan Secara Optimal
Jika beberapa kondisi tersebut terjadi secara bersamaan, perusahaan sebaiknya melakukan evaluasi terhadap existing Odoo sebelum menambah sistem baru.
Apakah Semua Masalah Harus Diselesaikan dengan Custom Odoo?
Tidak. Custom development sebaiknya bukan pilihan pertama untuk setiap masalah. Kebutuhan dapat dikelompokkan menjadi beberapa pendekatan:
Semakin banyak custom code yang digunakan, semakin besar pula kebutuhan maintenance ketika sistem berkembang atau dilakukan upgrade. Karena itu, customisasi sebaiknya difokuskan pada bagian yang memang memberikan business value.
Bagaimana Cara Mengevaluasi Efisiensi Odoo?
Evaluasi dapat dimulai dari aktivitas user sehari-hari. Tidak harus langsung membahas aspek teknis. Petakan proses sederhana:
Kemudian periksa setiap tahap:
- Apakah data yang sama dimasukkan lebih dari sekali?
- Apakah user harus berpindah ke Excel, chat, atau sistem lain?
- Apakah terdapat pekerjaan berulang yang dapat diotomatisasi?
- Apakah approval masih bergantung pada reminder manual?
- Apakah data antar divisi sudah saling terhubung?
- Apakah report dapat diperoleh langsung dari sistem?
- Apakah workflow sesuai dengan cara perusahaan bekerja?
Dari sini, perusahaan dapat menentukan area mana yang benar-benar membutuhkan perbaikan.
Optimasi Odoo Sebaiknya Dimulai dari Proses Bisnis
Tujuan optimasi Odoo bukan membuat sistem memiliki sebanyak mungkin fitur. Yang lebih penting adalah membuat teknologi mendukung proses bisnis secara efektif.
Sebelum melakukan development, perusahaan dapat menggunakan alur:
Dengan pendekatan tersebut, kebutuhan dapat dipisahkan antara masalah yang cukup diselesaikan melalui configuration, automation, integration, workflow improvement, dan kebutuhan yang benar-benar memerlukan custom development.
Konsultasikan Optimasi dan Custom Odoo Anda
Jika perusahaan Anda sudah menggunakan Odoo tetapi masih menghadapi double input,
approval manual, reporting di Excel, pekerjaan repetitif, data antar divisi yang belum terintegrasi, atau workflow yang belum sesuai, existing system sebaiknya dievaluasi terlebih
dahulu sebelum melakukan development.
HumanTechno dapat membantu menganalisis proses bisnis dan existing Odoo untuk menentukan pendekatan yang sesuai mulai dari configuration, automation, integration, workflow improvement, hingga custom Odoo development.
Dengan evaluasi yang tepat, pengembangan Odoo dapat difokuskan pada area yang benar-benar memberikan business value dan membantu operasional perusahaan berjalan lebih efektif.